Du 21 au 26 mars 2022, le Sénégal a accueilli à Diamniadio le 9e Forum Mondial de l’Eau - premier du genre à se tenir en Afrique subsaharienne. De janvier 2020 à avril 2022, DIGISSOL a assuré la gestion des plateformes web, des serveurs d’hébergement et des outils de communication digitale du Secrétariat Exécutif du Forum. Une mission de vingt-huit mois, menée dans un contexte marqué par le report de l’événement d’une année pour cause de pandémie mondiale.
Le contexte
Le Forum Mondial de l’Eau est le plus grand événement mondial consacré aux enjeux hydriques. Organisé tous les trois ans depuis 1997 par le Conseil mondial de l’eau en partenariat avec un pays hôte, il réunit décideurs politiques, institutions multilatérales, organisations de la société civile, entreprises et monde académique. Le 9e Forum, placé sous le slogan « Water security for peace and development », a été présenté comme le Forum des réponses - The Forum of Responses.
Le Sénégal, à travers son Secrétariat Exécutif présidé par M. Abdoulaye Sène, a structuré son dispositif numérique autour de trois enjeux : mobiliser une communauté internationale à distance pendant les deux années préparatoires, outiller les groupes de travail thématiques et régionaux, et livrer un événement présentiel d’ampleur mondiale au CICAD de Diamniadio.
DIGISSOL a été retenu comme partenaire technique de bout en bout, sur la gestion des plateformes web, des serveurs et des outils de communication. Le financement des prestations a été assuré par Speak Up Africa, dans le cadre d’un concours financier de la Bill & Melinda Gates Foundation inscrit dans une convention de partenariat avec le Secrétariat Exécutif.
Une mission qui a évolué avec le projet
Le périmètre initial, tel que cadré fin 2019, couvrait la conception, la réalisation, la maintenance et la mise à jour technique :
- du site Internet officiel du Forum,
- d’une plateforme collaborative destinée aux groupes de travail,
- d’un système d’enregistrement pour la rencontre des parties prenantes et le Forum lui-même,
- d’une application mobile utilisée durant l’événement,
- ainsi que l’animation des réseaux sociaux et la gestion d’une newsletter.
À la demande du Secrétariat, DIGISSOL s’est par ailleurs substitué à l’Agence de l’Informatique de l’État (ADIE) sur une partie des prestations initialement confiées à l’Agence nationale : fourniture des serveurs d’hébergement, gestion des noms de domaine, messagerie professionnelle, support technique au Secrétariat, et assistance à maîtrise d’ouvrage sur les systèmes d’enregistrement.
Le Forum a été reporté d’un an en raison de la pandémie de COVID-19. Les prestations ont été prolongées d’autant, et le périmètre enrichi au fil des besoins : études comparatives pour le choix des solutions cloud, mise en œuvre d’une double redirection de messagerie pour résoudre les notifications de la plateforme collaborative, site dédié à la Rencontre des Parties Prenantes, système de réservation de stands, rapports statistiques réguliers au Secrétariat.
Ce que DIGISSOL a livré et opéré
Les plateformes web
Six plateformes ont été développées pendant la durée de la mission :
- le site officiel du Forum,
worldwaterforum.org, - le système d’inscription,
signup.worldwaterforum.org, - le système de réservation de stands pour l’exposition,
stand.worldwaterforum.org, - le site de la Rencontre des Parties Prenantes d’octobre 2021,
rpp.dakar2021.sn, - le site de support de la plateforme collaborative DISSO,
www.worldwaterforum9.sn, - le site kickoff du processus préparatoire,
kickoff.dakar2021.sn.
Le site officiel reste accessible aujourd’hui à worldwaterforum.sn, en tant qu’archive vivante du Forum.
La messagerie professionnelle - 350 comptes
DIGISSOL a déployé et opéré 350 adresses email professionnelles au format prenom.nom@worldwaterforum9.sn, utilisées à la fois comme comptes de messagerie du Secrétariat Exécutif et comme identifiants des utilisateurs de la plateforme collaborative DISSO. Caractéristiques techniques : stockage illimité, antivirus, antispam, accès POP/IMAP et webmail.
La plateforme collaborative DISSO
DISSO (plateforme collaborative interne du Forum) constituait l’espace d’échange des groupes de travail, des commissions et des parties prenantes institutionnelles. DIGISSOL a assuré :
- l’assistance à maîtrise d’ouvrage sur le choix de la solution - étude comparative Office 365 vs Google Workspace, avec recommandation finale d’Office 365 E1, licences ensuite obtenues gratuitement par le Conseil Mondial de l’Eau,
- la mise en œuvre d’une double redirection Microsoft 365 ↔ Infomaniak, solution technique propre à contourner un blocage de notifications qui empêchait les invitations aux réunions d’arriver à bon port,
- la gestion des listes de diffusion par canal privé pour assurer la bonne distribution des invitations de réunions,
- le support utilisateurs sur toute la durée - 317 demandes traitées : 177 réinitialisations de mot de passe, 99 aides à la connexion Teams, 27 gestions de comptes multiples, 11 aides à la programmation de réunions, 3 incidents de sécurité.
La communication digitale - plus de 28 campagnes
Plus de 28 campagnes d’emailing ont été conçues, rédigées et diffusées sur la période, via MailChimp, auprès d’une base de plus de 10 000 contacts. Parmi les campagnes notables : la mobilisation du secteur privé, l’invitation aux webinaires internationaux, la communication de l’Initiative Dakar 2021, le report du Forum à 2022, les communications logistiques de la Rencontre des Parties Prenantes (hôtels, plans de vol, transports, agenda).
L’assistance à maîtrise d’ouvrage
Au-delà des livrables techniques, DIGISSOL a assuré un rôle de conseil stratégique sur plusieurs choix structurants :
- rédaction des termes de référence et spécifications techniques de l’application mobile, du système d’enregistrement (rencontre des parties prenantes puis Forum), du système de réservation de stands,
- étude de la passerelle de paiement par carte bancaire - participation aux réunions avec les Banques, analyse de la documentation technique du GIM UEMOA, exploration des alternatives,
- étude comparative des solutions cloud collaboratives pour la mise en place de DISSO.
Les rapports au Secrétariat
Plusieurs rapports ont été remis au Secrétariat Exécutif pour éclairer les décisions : rapport d’utilisation de la plateforme DISSO, statistiques des sites web et des réseaux sociaux, éléments d’audience et données de fréquentation.
Les chiffres de la mission
| Indicateur | Valeur |
|---|---|
| Durée totale de la mission | 28 mois |
| Plateformes web opérées | 6 |
| Noms de domaine gérés | 2 (worldwaterforum9.sn, dakar2021.sn) |
| Comptes de messagerie professionnelle | 350 |
| Contacts dans la base MailChimp | + 10 000 |
| Campagnes d’emailing diffusées | + 28 |
| Tickets de support DISSO résolus | 317 |
| Substitution réalisée sur les prestations | ADIE |
Ce que cette mission a installé
Pour le Secrétariat Exécutif du Forum : une infrastructure numérique continue et fiable sur vingt-huit mois, un accompagnement stratégique sur les choix structurants, et la livraison du plus grand événement mondial de l’eau à Dakar en mars 2022 sans incident numérique majeur.
Pour l’écosystème sénégalais : la preuve qu’un acteur local peut, sur un projet diplomatique mondial, faire preuve d’une excellence de niveau international.
Pour DIGISSOL : une référence institutionnelle majeure, une méthodologie d’intégration éprouvée sur un projet d’envergure internationale, et les fondations opérationnelles sur lesquelles s’est ensuite construite notre offre événementielle souveraine - livrée à nouveau pour la réunion préparatoire UN Water Conference 2026.